システムじゃない発注の手間
2017.05.24

名刺交換名刺を作成するにあたり、WEBで編集や校正、発注作業まで完了できる名刺発注システムは、コストや作業効率などさまざまな面で魅力があります。それでは、こうしたシステムを導入しない場合には、どんなポイントが負担になってしまうのでしょうか?

名刺発注システムは、セキュリティ体制の整ったオンライン上でデータを管理します。これまで紙面で名刺データのやりとりしていたならば、まずペーパーレスで業務を進められるというのが魅力的なポイントとなるでしょう。手作業ではどうしても、入力ミスや資料の紛失などのトラブルが起きてしまいがちです。クラウドタイプのシステムを利用すれば、一人ひとりが責任を持って自分のデータを管理・編集できます。そのため、不要なトラブルを避けながら効率的にデータ管理ができるようになるのです。

システムを使用しない場合には、自社で名刺データを管理している担当者と、名刺発注の企業側の担当者が何度かやりとりをする必要があります。記載ミスや記入漏れがあった場合には、大きな損失になりかねない名刺だからこそ、業者側はしっかりチェックしなければいけません。入念に行われる校正・チェックの作業は、お互いのタイミングや営業時間の関係で数日間にまたぐ場合もあります。やりとりがスムーズにいかず、長引けば長引くほど、完成した名刺が手元に届くのも当然遅くなってしまいます。名刺の残り枚数が少なくなっているときに急な商談や出張が入ってしまった場合は、発注にかかる時間がストレスにもつながるでしょう。

なにより負担が大きいのは、社内の発注担当者です。通常業務の合間に、担当者が名刺の発注を行っている場合、度重なる印刷会社とのやりとりや手続きで、時間がとられてしまいます。繁忙期には、通常業務に手をつける暇がなくなってしまうこともあるでしょう。従業員数の多い企業の場合なら、担当者が全員分の名刺を用意するにあたって、印刷状況や進捗管理などチェックしなければいけないことも多くなります。負担が大きくなり、疲れによる集中力の途切れが起これば、ミスも招きやすくなってしまいます。大量発注も行う名刺でミスがあれば、大損害につながりかねません。かと言って、名刺作成に時間を割いていれば他の業務が圧迫されてしまうという、悪循環に陥ってしまいます。

WEBシステムでは、こうした手間やトラブルを避け、手軽かつスピーディに名刺を発注できます。消耗品として常に補充が必要な名刺だからこそ、余分なコストのカットや作業の効率化など、ひとつでも多くの問題が減る発注方法を探してみてくださいね。

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